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Ventajas de usar un gestor documental en la empresa

Las ingentes cantidades de documentos, información y archivos que las empresas generan cada año hace necesaria la existencia de sistemas de gestión documental. Atrás quedan los años en los que las compañías tenían que reservar grandes espacios de archivo para guardar y organizar todo tipo de documentación, con el consiguiente esfuerzo y coste que ello suponía.

En la actualidad, el uso de un gestor documental puede ser la solución más efectiva y con mejor relación calidad-precio para la gestión y archivado de documentos.

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental es un software que se encarga del almacenamiento y recuperación de documentos. La empresa tan solo tiene que introducir el documento, almacenarlo en el sistema y recuperarlo y usarlo cuando estime conveniente. Este tipo de programas cuentan con multitud de ventajas, así que a continuación veremos algunas de las más importantes.

Beneficios y ventajas de usar programas profesionales de gestión documental

Un gestor documental aporta a las organizaciones las siguientes ventajas:

Gestión de contenidos de la empresa

Un programa de gestión documental permite la creación de estructuras organizativas con el objetivo de incorporar tecnologías de archivado de documentos. Esto hace que la gestión documental sea mucho más sencilla gracias a búsquedas ágiles que se pueden realizar en base a contenidos o a metadatos. También facilita la gestión de permisos e integrar toda la documentación del negocio, los workplaces, el entorno de trabajo de cada usuario y la gestión documental de la empresa en una única plataforma totalmente segura.

Colaboración en workplaces

Un gestor documental hace posible el trabajo corporativo dentro de un entorno privado. Esto hace posible la evolución del trabajo gracias a la co-edición de documentos o la gestión colaborativa de los proyectos a través de la creación de workplaces. Tan solo hay que crear el espacio de trabajo, asociar la documentación que deben utilizar y compartirla al equipo. En el muro de trabajo todo el equipo que gestiona un determinado proyecto estará siempre informado de los últimos movimientos y versiones de documentos. Esto evita el envío de e-mails entre compañeros o el uso de pen drives para pasarse versiones de documentos para que otros las editen.

Automatización y capturas

Un software de gestión documental avanzado hace posible la captura de documentos para su posterior tratamiento y envío de la documentación al sistema. De esta forma, los documentos se indexan de manera automática, se clasifican y se relacionan con documentos vinculados. La captura y automatización permite un interesante ahorro de tiempo y dinero en las empresas al automatizar tareas evitando los cuellos de botella y la baja eficiencia y productividad. Los documentos se digitalizan de manera rápida y se archivan y distribuyen de forma inteligente y automática. Además se pueden cargar datos en otros sistemas de información diferentes.

Gestión de procesos de negocio

Un gestor documental agiliza la toma de decisiones en los negocios gracias al rápido y sencillo acceso a la información. Al conseguir información y documentos de manera rápida se toman decisiones mucho más informadas. Esto es posible gracias al manejo y la extracción automática de información que elimina cualquier intervención manual en el proceso administrativo o productivo facilitando la toma de decisiones.

Arquitectura flexible y escalable

Un buen programa profesional de gestión documental está diseñado con una arquitectura escalable y flexible. Lo primero permite su adaptación a empresas de todos los tamaños y lo segundo hace posible una gran versatilidad. Normalmente son programas on-premise o cloud con todas las funcionalidades para convertirse en la plataforma de servicios de contenidos única y global para la empresa.

Autonomía y movilidad

Este tipo de gestores documentales permiten a los empleados disfrutar de una mayor movilidad en su puesto de trabajo, pues cualquier documentación o información que necesite la encontrará en la plataforma global de contenidos. Esto incrementa de manera notable su autonomía al encontrar cualquier documento o información que necesite de manera rápida y sin intervención de terceras personas. El resultado: la transformación digital de la empresa y una mayor productividad de los empleados.

Estas y otras muchas ventajas las podemos encontrar aglutinadas en Solpheo Suite, la plataforma de gestión documental de Kyocera que da respuestas a las necesidades de las empresas del siglo XXI a través del almacenamiento, gestión y compartición de tareas, procesos y documentos para satisfacer las necesidades globales de contenidos. En definitiva, un programa diseñado para dar la respuesta más precisa a clientes con elevadas exigencias de manera segura y optimizada para entornos digitales.