que es gestion documental

Qué es un programa de gestión documental y por qué mi empresa necesita uno

Si has llegado hasta aquí es porque te preguntas qué es la gestión documental o qué es un programa de gestión documental y los motivos por los que tu empresa debería comenzar a utilizarlos. La gestión documental de manera eficiente puede suponer un antes y un después en el tratamiento de los documentos en las empresas gracias a sus múltiples ventajas.

Qué es la gestión documental

La gestión documental, también conocida por sus siglas en inglés DMS (document managemente system), es un sistema diseñado con el objetivo de controlar el flujo de documentos que tiene lugar dentro de una organización así como para favorecer su administración y su almacenamiento.

De esta forma, los documentos e imágenes gestionados por la empresa se encuentran digitalizados y localizados con el objetivo de que los empleados puedan acceder a los mismos de manera rápida y sencilla. Esto supone un ahorro de tiempo y dinero evitando las búsquedas en archivadores físicos o en el almacén de la empresa, algo que resulta tedioso y muy poco productivo.

La gestión documental se lleva a cabo a través de un Gestor Documental, que es un programa que permite la organización y el almacenamiento documental dentro de un empresa.

Pero, ¿qué hace un programa de gestión documental?

Un programa de gestión documental tiene funcionalidades como la digitalización de documentos a través de un escáner, algo que permite conservar en la red todos los documentos de la empresa. Esto hace innecesario conservarlos de manera física con el consiguiente ahorro económico en papel y tinta o en el espacio que utilizarían decenas o centenares de archivadores.

Un programa de gestión documental cuenta con una ubicación central en la que se alojarán los documentos a través de una serie de permisos que tendrá cada empleado para que puedan acceder a aquellas áreas en las que tengan autorización de la empresa. Esto contribuye a mejorar el flujo de trabajo al localizar documentos de manera rápida en pocos segundos.

Una funcionalidad realmente importante es la seguridad de la información y la documentación de la empresa, ya que el riesgo de pérdida de la misma se reduce de manera considerable al estar en la red, algo que no ocurre con los archivos físicos que se pueden deteriorar o destruir en caso de desastre.

Un software de estas características también permite compartir documentos y que diferentes empleados colaboren en la elaboración de los mismos. Para ello se suelen crear grupos con acceso ilimitado a ciertos documentos de interés para su trabajo evitando los emails continuos o pasar la información a través de dispositivos USB.

La colaboración documental permite agilizar el proceso de creación de documentos, ya que cada empleado añadirá al mismo aquellas partes que necesite aportar hasta conseguir una versión finalizada de manera mucho más rápida y efectiva.

Otra ventaja muy interesante es el control de versiones de un mismo documento. Existen estudios que demuestran que en la mayoría de empresas existen versiones diferentes de un mismo documento y que, en ocasiones, los empleados se confunden y trabajan sobre una versión errónea o anticuada del mismo. Un gestor documental evita esta situación gracias a la existencia de un historial de versiones en el que se puede conocer los diferentes cambios que ha sufrido un mismo documento.

Las soluciones que ofrece Kyocera en la gestión documental

En este ámbito, Kyocera ofrece diferentes soluciones de gestión documental. Solpheo Suite permite almacenar, gestionar y compartir tareas y procesos en tu negocio fomentando la movilidad y la colaboración de los empleados. MyDOCument automatiza diferentes procesos de tu negocio al establecer flujos de trabajo en cada documento. Esto permite su gestión eficaz, su almacenamiento y su localización de manera segura cuando se necesite.

MyDOCument Firma Biométrica te permite firmar los documentos de manera digital como si lo hicieras en papel gracias a la firma biométrica de manera segura y evitando el repudio de la firma.

Por su parte, Solpheo Workplace Cloud es la solución ideal para digitalizar archivos de papel y unificar toda la documentación en un entorno de trabajo seguro y centralizado. Es una forma de llevar la oficina contigo a todas partes permitiendo la localización de documentos en segundos.

MyDOCument Proveedores permite automatizar la gestión de facturas con los proveedores al permitir su extracción y exportación a otros programas además del archivo y ordenación de las mismas.

En último lugar, MyDOCument e-factura hace posible una gestión integral online de la facturación desde la emisión hasta el archivado con todo tipo de facturas de papel, electrónicas o del gobierno.